Si une transaction s’opère entre deux professionnels, la facture doit être faite en deux exemplaires – et délivrée lors de la livraison ou à la fin de la prestation. Une tâche supplémentaire à ajouter dans votre gestion administrative ! Alors pourquoi ne pas opter pour la digitalisation de ce document clé ? Découvrons ensemble les avantages de la dématérialisation des factures.
La dématérialisation des factures : qu’est-ce que c’est ?
La facture électronique est un document que vous recevrez par e-mail ou transféré à un destinataire par le biais d’une plateforme en ligne. Il peut se présenter sous divers formats formats : PDF, XML ou EDI.
Cette dématérialisation est encadrée par la loi tout comme la facturation classique. Toutefois, pour être valide, la facture électronique doit répondre à des obligations légales.
Le contexte réglementaire et son calendrier
Il est important de rappeler que la dématérialisation des factures s’inscrit dans un cadre légal. Depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises qui travaillent pour le secteur public, quelle que soit leur taille, ont l’obligation de transmettre leurs factures par voie électronique sur la plateforme Chorus Pro (décret n°2016-1478 du 2 novembre 2016). Cette mesure marque le début d’une transition vers la dématérialisation pour tous les professionnels.
L’État instaure progressivement la facturation électronique. Pour s’y retrouver, voici les grandes dates* de mise en place de la facturation électronique :
- 1er juillet 2024 : en réception pour toutes les entreprises assujetties à la TVA (y compris les TPE) et en transmission pour les grandes entreprises ;
- 1er janvier 2025 : en transmission pour les entreprises de taille intermédiaire ;
- 1er janvier 2026 : en transmission pour les PME et les micro-entreprises.
*Initialement prévue au 1er juillet 2024, l’obligation pour les entreprises établies en France d’émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances pour 2024.
Les 4 avantages de la dématérialisation des factures
#1 Gain de temps et d’efficacité
La facture électronique permet de réduire les délais de traitement et de paiement des factures. Grâce à ces processus automatisés, les entreprises gagnent donc en rapidité et en efficacité.
En outre, la dématérialisation limite aussi la gestion des factures papier et permet de réduire : ,
- les coûts d’impression ;
- le temps de traitement manuel ;
- l’envoi postal…
#2 Renforcement de la traçabilité des opérations et de l’archivage
Avec la dématérialisation, il est possible de suivre l’état d’avancement des factures en temps réel. Vous pouvez ainsi vous assurer que vos factures sont bien transmises et reçues par vos clients. L’idéal pour gagner en visibilité sur les paiements en attente et sur ceux finalisés.
Selon la plateforme en ligne utilisée, vous avez également la possibilité d’archiver l’ensemble des factures envoyées. Sans compter que cet archivage permet de respecter les obligations légales en matière de conservation des factures et de simplifier les audits.
#3 Sécurité des données
L’utilisation du bon outil permet le stockage électronique sécurisé des factures dématérialisées – une authentification sera nécessaire pour les consulter. De ce fait, vous limitez ainsi les risques de perte ou de vol de données et assurez une meilleure sécurité de vos informations.
#4 Meilleure relation client
La facture électronique permet de s’adapter aux besoins du destinataire : il peut choisir le mode de réception qui lui convient (électronique ou papier). De surcroît, en utilisant cette méthode, vous vous facilitez ainsi l’accès aux factures et l’échange avec le destinataire devient personnalisé.
Toutes ces actions peuvent contribuer à fidéliser vos clients et à augmenter leur engagement. Cependant il est recommandé de faire appel à une plateforme multimodale qui se chargera de l’envoi de facture version papier ou électronique (ou les deux).
Pour aller plus loin dans la digitalisation de vos démarches administratives : le Groupe La Poste accompagne les professionnels avec ses solutions sécurisées.