Les transactions en ligne sont courantes et transforment nos habitudes. L‘utilisation d’une signature électronique n’est donc pas à négliger. Cette forme de dématérialisation permet la validation électronique de vos documents et contrats. Peu de TPE utilisent cette alternative. Pourtant elle est accessible et peu coûteuse. Découvrez comment la mettre en place pour vos documents administratifs !
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
La signature électronique est une méthode permettant l’authentification et la validation d’un document dématérialisé.
Si elle possède la même valeur juridique qu’une signature manuscrite traditionnelle, son processus de création est complètement différent. Elle est conçue avec un algorithme de cryptographie.
Ainsi, à la différence d’une signature classique, la version électronique se crée grâce à une clé privée associée à un certificat numérique. Cette méthode garantit donc l’authenticité, l’intégrité et la non-répudiation du document. C’est une autorité de certification (AC) qui atteste de l’identité du signataire et crée ce certificat.
Signature électronique : pour quels documents ?
Il existe une large variété de documents que vous pouvez signer électroniquement. Nous vous en proposons ici une liste (non exhaustive) :
- documents RH : contrat de travail, avenant, lettre de mission, convention de stage, etc. ;
- documents immobiliers : bail de location, mandat de vente, compromis de vente, etc. ;
- documents administratifs et commerciaux : contrat de vente, contrat de prestation, convention de partenariat, contrat fournisseur, contrat de distribution, mandat SEPA/RIB, etc.
Quels sont ses avantages ?
La version électronique, comparée à la signature manuscrite, vous permet d’optimiser votre gestion administrative, notamment avec ces différents avantages :
Sécurité et fiabilité entre les parties prenantes
L’utilisation de la cryptographie assure l’intégrité et l’authenticité de vos documents. Il est pratiquement impossible de falsifier une signature électronique.
Dès lors, au-delà de l’aspect sécuritaire, la signature en ligne permet d’améliorer la relation client ainsi que les liens entre collaborateurs/salariés puisque tous obtiennent du temps libre.
Accélérer le processus de transactions
Signez et envoyez vos documents en quelques minutes s’ils sont électroniques, avec la possibilité de les signer en ligne, sans avoir à les imprimer et sans passer par un envoi postal. Vous simplifiez vos processus de signature. Vous évitez les retours en arrière, les longs délais d’attente et gagnez un temps considérable.
Économies et rentabilité
Avec la signature électronique, vous gagnez du temps. Vous faites également des économies intéressantes . Vous évitez ainsi les coûts liés à l’impression, à l’envoi postal et à la gestion des documents.
Comment obtenir une signature électronique réglementée ?
Vous souhaitez créer votre signature électronique ? Faites appel à un tiers de confiance ou un prestataire de services . C’est le meilleur moyen pour garantir son authenticité.
Les autorités de certification (AC) jouent également un rôle majeur dans la valeur de celle-ci. Elles délivrent des certificats numériques qui attestent de l’identité de la personne qui signe le document.
Bon à savoir
Les normes des transactions électroniques sont définies par la réglementation européenne eIDAS (Electronic IDentification And Trust Services). Les prestataires de services y sont soumis et donc fiables.
La validité de la signature électronique
Le code civil français l’autorise depuis l’année 2000 (loi n° 2000-230). Elle possède donc la même valeur légale qu’une signature manuscrite. Notez toutefois que sa validité dépend du respect des exigences légales et réglementaires.
La signature électronique est une solution efficace pour faciliter vos échanges contractuels. Pour aller plus loin dans la digitalisation de vos démarches administratives : le Groupe La Poste accompagne les professionnels avec ses solutions sécurisées.