La question de la gestion des données personnelles concerne tous les secteurs d’activité, y compris les professionnels de santé. Et pour cause : les praticiens sont, eux aussi, amenés à collecter et stocker un certain nombre d’informations relatives à leurs patients – dont certaines sont confidentielles, et surtout particulièrement sensibles.
Par conséquent, ce contexte a conduit à la création d’un cadre renforcé pour la gestion des données des patients au sein des métiers de la santé. D’où l’importance de s’équiper d’une solution de stockage fiable et sécurisée. Découvrez tout ce qu’il faut savoir pour une activité menée sereinement… avec l’aide du digital.
Les données de santé, qu’est-ce que c’est ?
Les données de santé englobent toutes les informations relatives à la santé et au bien-être physique ou mental d’un individu. Elles sont classées sous plusieurs catégories :
- personnelles (nom, prénom, adresse, numéro de sécurité sociale…)
- médicales,
- biométriques,
- de santé mentale,
- génétiques,
- de gestion des dossiers de santé électroniques.
Elles sont recueillies et enregistrées dans un dossier physique ou électronique (un par patient) par les professionnels de santé. L’objectif : servir de support, et faciliter le suivi et l’adaptation des soins apportés à la patientèle.
Quelles sont les obligations des professionnels de santé en matière de gestion des données médicales ?
De par leur caractère sensible, les données de santé collectées et traitées impliquent un certain nombre d’obligations légales, éthiques et professionnelles. Ce cadre vise à garantir la confidentialité et l’intégrité des patients, mais aussi la sécurité et l’utilisation appropriée de leurs informations par les professionnels de santé.
Ces obligations légales s’articulent en trois points.
- le respect du secret médical, qui implique qu’aucune donnée ne doit être partagée ou divulguée sans le consentement explicite du patient.
- la collecte du consentement du patient, condition sine qua non à la récolte, au stockage et au partage des données de santé par le professionnel ;
- la protection des données de santé, à travers l’utilisation d’un système de gestion des dossiers médicaux électroniques et d’un protocole informatique sécurisé (cloud et technologies relatives à l’hébergement de données de santé, ou HDS).
Pourquoi choisir une solution d’hébergement disposant de la certification HDS ?
Rappel : qu’est-ce que la certification HDS ?
Tout hébergeur de données de santé doit détenir un label de conformité : la certification HDS. Elle concerne tous les types d’hébergeurs de données de santé, dont les :
- fournisseurs de services cloud,
- services de stockage en ligne,
- centres de données.
Cette certification est basée sur la norme ISO 27001 et sur le Règlement Général sur la Protection des Données personnelles au sein de l’UE (RGPD). La CNIL est l’autorité française qui se charge de veiller à son application.
La certification HDS vise à garantir le respect des normes et des lois sur la confidentialité des données de santé par les prestataires de services d’hébergement. Compte tenu de l’évolution constante des solutions, la certification HDS dure 3 ans et doit être renouvelée à chaque échéance.
Quels sont les avantages des solutions d’hébergement HDS ?
Les solutions d’hébergement de données de santé (ou d’hébergement HDS) ont l’avantage majeur d’être 100 % conformes à la réglementation qui s’applique aux professionnels du monde de la santé. Elles répondent en effet à tous les critères en matière de protection des données, et renforcent les solutions d’hébergement classiques.
Les solutions d’hébergement HDS intègrent plusieurs mesures de sécurité supplémentaires, qui empêchent les accès non autorisés – et, par extension, les fuites ou violations de la privacité des données.
Tous ces paramètres renforcent la confiance des patients. Ainsi, ils savent que leurs informations médicales sont stockées en toute sécurité et ne sont visibles que pour les professionnels de santé autorisés.
Le petit plus des solutions HDS
Les solutions HDS sont souvent compatibles avec la gestion des dossiers de santé électroniques notamment. Ainsi, tout en garantissant un haut niveau de sécurité, ces outils facilitent la gestion et l’accès aux données des patients pour les professionnels de santé.
Quel hébergement HDS choisir ?
Entre fournisseurs cloud, stockage en ligne et centres de données, le marché de l’hébergement HDS est dense. Il est donc essentiel d’étudier les différentes offres disponibles, pour choisir la solution qui vous convient le mieux selon votre pratique et vos besoins quotidiens.
Conseil pratique : l’intérêt d’une solution locale
Choisir un hébergeur français facilitera votre démarche à plusieurs niveaux :
- pas de barrière de langue,
- un SAV disponible et réactif grâce au fuseau horaire partagé,
- un meilleur suivi des réglementations en vigueur.
On dénombre aussi plusieurs avantages à opter pour une plateforme SaaS :
- nul besoin d’une licence supplémentaire pour l’utilisation de logiciels d’accès et de traitement des informations,
- aucune installation à prévoir sur votre poste ou celui de vos collaborateurs,
- pas de mise à jour manuelle,
- des données accessibles à tout moment,
- une protection garantie en cas d’incident informatique.
Comment le coffre-fort numérique de Digiposte facilite-t-il l’hébergement HDS ?
Le coffre-fort numérique de Digiposte, hébergeur HDS certifié, vous permet ainsi d’y déposer tout document contenant des données de santé :
- dossier médical,
- attestations Ameli,
- attestations de mutuelle,
- ordonnances…
Pour vous proposer ces fonctionnalités en toute sécurité, et conformément au cadre légal, Digiposte a ainsi obtenu :
- la certification ISO 27001,
- la certification HDS.
Une solution approuvée par les professionnels de santé
Le coffre-fort numérique de Digiposte est reconnu auprès des professionnels de santé pour son ergonomie, sa prise en main facilitée et sa fiabilité.
Quid de la durée de conservation d’un dossier médical ?
Au sein des établissements de santé
Les établissements de santé publics et privés sont tenus de conserver les documents médicaux de leurs patients durant au moins 20 ans, conformément à l’article R. 112-7 du Code de la santé publique. Ce délai commence notamment à la date du dernier séjour ou de la dernière consultation externe du titulaire au sein de l’établissement.
Il existe néanmoins quelques dérogations à cette règle.
- Si le patient décède moins de 10 ans après sa prise en charge dans un établissement de santé, son dossier médical est dans ce cas conservé durant 10 ans à compter du décès.
- Les différents documents médicaux relatifs à une transfusion doivent être conservés pendant 30 ans à compter de la date de l’acte médical.
- L’administration des archives est autorisée à conserver des documents après l’échéance pour des raisons scientifiques, statistiques ou historiques. Sinon, il fait l’objet d’une destruction.
À noter
Les délais annoncés constituent des durées minimales. Chaque établissement peut donc opter pour une durée plus longue – notamment en fonction de la pathologie concernée.
En libéral
Les professionnels de santé qui exercent en libéral ne sont cependant pas soumis à une quelconque règle concernant la durée de conservation des documents médicaux de leurs patients. Dans ce contexte, ils se conforment à la prescription de l’action en responsabilité civile. Chaque dossier est alors conservé pour une durée de 10 ans à compter de la date de consolidation du dommage.
Toutefois, selon les cas, la durée de la consolidation peut s’étaler dans le temps. C’est pourquoi il est recommandé d’opter pour un délai de conservation plus long.
Par ailleurs, pour les documents médicaux concernant des patients mineurs, le délai de conservation conseillé s’étend de 30 à 48 ans.
Les professionnels de santé doivent cependant,respecter scrupuleusement la conservation des données médicales de leurs patients. En optant pour une solution complète proposant un hébergement HDS, et certifiée en ce sens, vous garantirez la sécurité des informations de santé de votre patientèle et éviterez ainsi tout contentieux.