Dans un monde où le papier cède la place au numérique, l’archivage électronique est incontournable. Les cabinets d’avocats ne font pas exception à cette transformation digitale. Depuis le 19 mai 2015, date à laquelle l’acte d’avocat 100 % électronique a été reconnu légalement, les professionnels du barreau peuvent adopter des processus zéro papier pour la gestion de leurs documents. Alors, quels sont les avantages de cette révolution numérique ? Comment donc mettre en place un système d’archivage électronique performant ? On vous partage tout ce qu’il faut savoir dans notre guide !
L’archivage électronique des documents : boostez votre efficacité
Qu’est-ce que l’archivage électronique ?
L’archivage électronique, aussi appelé archivage numérique, est un processus qui permet de conserver et gérer de manière sécurisée des documents sur le long terme en utilisant des solutions électroniques.
Avec l’archivage numérique, plus besoin de conserver vos documents dans des piles de dossiers ou de classeurs. En effet, contrairement à l’archivage traditionnel sur support papier, l’archivage électronique repose sur l’utilisation de technologies numériques et de solutions cloud pour stocker, organiser et récupérer vos documents.
Ce type d’archivage permet de traiter plusieurs types de documents, tels que :
- des textes,
- des images,
- des vidéos,
- des fichiers audio,
- des e-mails,
- des bases de données, etc.
Pour que ces différents documents physiques soient convertis en format numérique, il existe deux cas de figure :
- soit par le biais d’une numérisation directe ;
- soit par la création directe de documents numériques.
Quelles obligations légales entourent l’archivage électronique des documents ?
Afin de préserver l’intégrité des documents tout au long de leur durée de conservation, ils doivent être stockés de manière appropriée. L’archivage électronique est donc soumis à différentes normes pour garantir leur préservation, leur sécurité et leur authenticité.
Parmi les normes de l’archivage électronique, il existe deux certifications obligatoires :
- la norme NF 461 de l’AFNOR1 (Association Française de Normalisation) – elle garantit la fidélité, l’intégrité, la pérennité et la traçabilité des documents archivés, leur permettant ainsi de conserver leur valeur d’origine ;
- la norme NF Z42 013 à valeur probante – elle établit des mesures techniques et organisationnelles visant à conserver en toute sécurité les documents numériques à long terme (son équivalent international est la norme ISO 14641-1).
Ces certifications ainsi assurent que les documents numériques archivés sont gérés de manière fiable, sécurisée et conformes aux exigences légales. C’est donc avec le respect de cette réglementation que votre cabinet d’avocats préserve efficacement ses documents numériques dans leur état d’origine, tout en garantissant leur valeur probante.
La valeur probante des documents : un aspect clé de l’archivage électronique
Qu’est-ce que la valeur probante des documents ?
La valeur probante d’un document fait référence à sa légitimité, son intégrité, son inaltérabilité, ainsi qu’à la fiabilité de ses sources et à sa cohérence avec d’autres documents.
Lorsqu’un document est jugé « probant », il est alors reconnu comme valide d’un point de vue légal. Cette notion revêt une importance particulière dans des contextes juridiques et administratifs, ce qui en fait un défi majeur pour les avocats.
Comment les avocats font-ils face aux enjeux de la valeur probante dans l’ère de la dématérialisation ?
Les outils numériques et la dématérialisation des documents n’étaient pas populaires chez les professionnels du droit, ils avaient donc principalement recours au support papier. Et pour cause, avant 2015, les documents juridiques électroniques ne possédaient pas de valeur probante.
Depuis 2015, la tendance s’inverse alors : la dématérialisation s’est progressivement démocratisée dans le domaine juridique. Les avancées telles que l’archivage numérique, la signature électronique ou l’automatisation de la gestion et du suivi de projet ont joué un rôle clé dans cette évolution.
Avocat : assurez la valeur probante de vos documents électroniques !
En tant que professionnels du droit, instaurer un niveau élevé de confiance juridique est un enjeu majeur. Pour le conserver avec des documents numériques, plusieurs points de vigilances :
- veiller à ce que les documents numérisés respectent les normes de sécurité appropriées ;
- se poser la question de la conformité pour toutes les solutions de dématérialisation adoptées ;
- s’assurer que les documents électroniques finalisés sont conservés conformément aux obligations légales.
Gestion des documents juridiques : les avantages de l’archivage électronique pour les avocats
Simplifiez la gestion de vos documents
Professionnels du barreau, vous traitez un volume important de dossiers et de documents, il est donc crucial que vous puissiez vous organiser, stocker et accéder facilement à vos informations.
L’archivage électronique vous offre ainsi la possibilité de créer une base de données centralisée regroupant tous les documents pertinents. Cette centralisation vous permet de structurer vos informations de manière logique, que ce soit par affaire, par client, par domaine juridique ou tout autre critère adéquat.
Gagnez du temps avec des recherches précises et rapides
Lorsque vous avez besoin de rechercher des informations spécifiques pour un cas particulier, vous pourrez les trouver facilement en consultant votre vaste base de données électronique.
À cela s’ajoutent des fonctionnalités de recherche avancées, telles que la recherche en texte intégral. Ainsi, cette dernière vous offre la possibilité de localiser des mots ou des phrases spécifiques à l’intérieur du contenu des documents.
Faciliter la collaboration et le partage de l’information
Au sein de votre cabinet d’avocat, vous pourrez donc partager plus simplement vos documents électroniques à vos collègues, à vos clients ou d’autres parties prenantes.
Aussi, pas d’inquiétude à avoir concernant la confidentialité de vos informations partagées : vous aurez un contrôle total sur les autorisations d’accès. Cela garantit l’intégrité de vos documents, tout en favorisant une collaboration fluide et efficace.
Répondez aux obligations légales en toute sérénité
Avec l’archivage électronique, vous serez alors en conformité face aux obligations légales qui régissent votre profession d’avocat. En effet, vous êtes soumis à des réglementations strictes en matière de conservation et de gestion des documents, notamment en ce qui concerne :
- les délais de prescription,
- la protection des données personnelles,
- la confidentialité des informations clients.
En utilisant l’archivage électronique, vous pouvez vous assurer de respecter ces obligations légales tout en garantissant une gestion appropriée et sécurisée de vos documents juridiques.
Gestion électronique des documents vs. coffre-fort numérique : quelle solution pour quel usage ?
La Gestion Électronique des Documents (ou GED) et le coffre-fort numérique sont deux approches différentes pour la conservation et la sécurité des documents numériques.
Ainsi, chacune d’elle possède ses propres avantages et fonctionnalités. On vous donne donc les clés pour bien les distinguer et choisir la solution la plus adaptée à votre cabinet d’avocats !
Solution d’archivage numérique n°1 : Gestion Électronique des Documents (GED)
La GED est particulièrement adaptée à l’organisation, la classification et la recherche optimisée des documents électroniques. Elle permet notamment :
- la création de dossiers structurés,
- l’indexation des documents pour une recherche facilitée,
- la recherche avancée,
- le partage de documents.
Vous pouvez donc utiliser la GED pour classer et retrouver rapidement des contrats, des décisions de justice ou des recherches juridiques. Avec cette option, vous simplifiez vos processus de travail et favorisez la collaboration grâce au partage des documents.
La GED offre donc une solution complète pour la gestion efficace des documents juridiques dans un environnement numérique.
Solution d’archivage numérique n° 2 : le coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique (CFN) se concentre plus sur la protection et la confidentialité des informations sensibles. C’est un espace sécurisé pour stocker des fichiers confidentiels, tels que des données clients, des informations financières ou des documents juridiques sensibles.
Pour assurer la sécurité de ces données, plusieurs techniques sont utilisées, notamment :
- le cryptage – il garantit que les données sont converties en un format illisible pour les personnes non autorisées ;
- l’authentification à doubles facteurs (2FA) – elle renforce la sécurité en exigeant une double vérification de l’identité avant l’accès au coffre-fort numérique.
Ces mesures assurent la confidentialité et la protection des données stockées dans le coffre-fort numérique, offrant ainsi une tranquillité d’esprit aux utilisateurs.
Deux solutions complémentaires pour une organisation optimisée
La GED et le coffre-fort numérique remplissent des objectifs différents, mais sont toutefois complémentaires dans le cadre d’une gestion globale de documents.
Dans votre cabinet d’avocats, vous pouvez utiliser la GED pour votre organisation et un coffre-fort numérique pour stocker en toute sécurité vos informations confidentielles ou sensibles.
L’archivage électronique des documents pour les avocats : comment ça marche ?
Pour gérer la multitude de documents nécessaires à la profession d’avocat, une solution d’archivage électronique est idéale. Faut-il encore savoir comment elle fonctionne… On vous détaille en 5 étapes son processus !
#1 Numérisation des documents
Pour procéder à l’archivage électronique de vos documents papier (contrats, jugements, correspondances, etc.), il faudra les convertir en fichiers électroniques.
Cette étape peut se réaliser à l’aide de scanners ou de services d’externalisation.
#2 Indexation et classification
Classez vos documents selon les critères que vous jugez pertinents, tels que :
- le type de document,
- le client,
- la date,
- le numéro de dossier, etc.
Ce procédé facilite la recherche et la récupération ultérieures des documents.
#3 Stockage sécurisé avec un coffre-fort numérique (CFN)
Pour la sécurité de vos fichiers électroniques, optez pour un CFN. Cette solution utilise des systèmes avancés :
- le chiffrement des données,
- l’authentification forte,
- le contrôle d’accès.
#4 Gestion des versions
À l’aide des mécanismes de gestion des versions, vous pouvez suivre les modifications apportées à un document. En effet, ils vous permettent :
- d’avoir une vue sur les différentes itérations du document,
- de suivre l’historique des modifications,
- de restaurer des versions antérieures si nécessaire.
#5 Conservation des documents
Le processus d’archivage électronique répond aux exigences légales de conservation des documents. Les lois et réglementations spécifiques peuvent varier d’un pays à l’autre, mais les coffres-forts numériques offrent des fonctionnalités qui aident à respecter ces exigences.
Par exemple, ils favorisent :
- la gestion des délais de conservation,
- la préservation des documents dans leur format d’origine.
Coffre-fort numérique : une solution de partage sécurisée pour les avocats
En tant qu’avocat, traiter des informations confidentielles et sensibles fait partie de votre quotidien. Afin de garantir la confidentialité de ces données et de se conformer aux exigences réglementaires, de plus en plus de professionnels du droit se tournent vers les coffres-forts numériques pour stocker et partager leurs documents de manière sécurisée.
L’utilisation d’un coffre-fort numérique vous offre plusieurs fonctionnalités utiles pour le partage sécurisé de vos documents, notamment :
- la possibilité d’attribuer des autorisations d’accès spécifiques à chaque utilisateur – vous pouvez ainsi contrôler qui peut consulter ou télécharger vos documents stockés ;
- le moyen de garder une trace des activités des utilisateurs – vous avez une vue sur qui a accédé à quel document et à quelle date.
Autre avantage considérable, les coffres-forts numériques sont accessibles à partir de divers appareils – tels que les ordinateurs de bureau ou portables, les tablettes et les smartphones. Cette flexibilité vous permet de travailler et d’accéder à vos documents en déplacement, tout en maintenant un niveau élevé de sécurité.
Adopter l’archivage électronique pour votre cabinet d’avocats, c’est saisir pleinement les avantages offerts par les technologies numériques. En investissant dans des solutions d’archivage électronique robustes et adaptées à vos besoins, vous améliorez votre productivité et votre efficacité. Le tout, en garantissant la sécurité de vos informations juridiques sensibles. La confiance de vos clients est ainsi préservée !