Instauré par une loi de 2009 et détaillé par l’article 54 de la loi El Khomri début 2017, le bulletin de paie électronique se généralise au sein des entreprises. Retrouvez les principaux points à connaître à son sujet.
La dématérialisation des fiches de paie est apparue dès 2009 en France, mais a été précisée avec la “loi travail” du 8 août 2016, dite aussi “Loi El Khomri” : l’employeur peut désormais procéder à la remise des bulletins de paie sous forme électronique de sa propre initiative, sans autorisation préalable des salariés. Les fiches de paie numériques doivent également être accessibles depuis le Compte Personnel d’Activité (CPA) du salarié sur le site moncompteactivite.gouv.fr. La loi visait notamment à simplifier les procédures administratives en entreprise. Une bonne nouvelle pour un certain nombre de services administratifs ou RH, qui leur supprime une tâche répétitive et qui peut s’avérer coûteuse.
Pour le salarié, c’est la fin des classeurs à l’épaisseur vertigineuse voire la fin, aussi, des heures que l’on peut mettre, parfois, à retrouver un bulletin en particulier. Selon une étude* publiée l’an dernier, 26% des salariés pensent avoir au moins une fois égaré un bulletin de paie !
Adieu donc à l’archivage papier et bienvenue à la fiche de paie numérique, dont voici les principaux points à connaître :
Les règles de base
Ce sont celles qui sont mentionnées par l’article 54 de la « loi travail ». Il y est énoncé que le bulletin de paie numérique peut être mis en place au sein de l’entreprise « dans des conditions de nature à garantir l’intégrité, la disponibilité pendant une durée fixée par décret et la confidentialité des données ainsi que leur accessibilité dans le cadre du service associé au compte mentionné ».
L’entreprise a le choix de garantir elle-même ces principes ou de faire appel à un prestataire.
Comment le consulter ?
Le salarié recevra une notification par email de la réception de son bulletin de paie numérique, qui sera alors disponible dans son « coffre-fort numérique personnel», intégré au compte personnel d’activité. Le coffre-fort est un espace privé consultable librement et uniquement par le salarié, dont l’accès est sécurisé (cryptage des données, notamment) depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone.
A partir de cet endroit, le salarié pourra consulter, télécharger et imprimer sa fiche de paie pendant un délai… de cinquante ans (ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de 75 ans) !
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Puis-je la refuser ?
L’employeur est tenu d’informer le salarié qu’il remet ses bulletins de paie sous forme électronique, sans pour autant solliciter son accord. Le salarié, s’il ne souhaite pas procéder ainsi, doit à son tour l’indiquer à son employeur dans un délai de 30 jours.
A noter que le salarié, s’il ne s’oppose pas dans un premier temps au bulletin électronique, pourra changer d’avis plus tard. Il informera, là aussi, sa direction.
Que faire en cas de départ de l’entreprise ?
Deux cas de figure possibles :
- Si le salarié n’a pas réagi aux invitations de son employeur pour accéder à ses bulletins de paie dans le coffre-fort numérique, il a encore la possibilité de le faire pendant 5 ans suivant son départ. Un délai au cours duquel ce dernier pourra récupérer tous ses documents.
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Si le salarié recevait déjà ses bulletins de paie au format numérique dans son coffre-fort personnel Digiposte, il conservera – à vie – un accès à son coffre numérique qui lui appartient personnellement. Tous ses bulletins de paie numériques reçus pendant le temps passé au sein de la société y seront toujours stockés et seront consultables via son espace personnel sécurisé.Ainsi, l’entreprise qui utilise la solution Digiposte (du Groupe La Poste) arrêtera simplement l’envoi de documents numériques. L’entreprise n’a en aucun cas la possibilité d’accéder au coffre de ses salariés, ni aux informations et documents qui s’y trouvent.
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