En France, où le nombre d’enfants mineurs est le plus élevé d’Europe1, la gestion des démarches administratives peut s’avérer être un défi pour de nombreux parents. En effet, la diversité et la quantité de documents à organiser (les documents scolaires, médicaux et liés aux activités extrascolaires) compliquent souvent cette tâche. Quels sont les documents de vos enfants à bien conserver ? Découvrez nos conseils pour optimiser cette gestion et alléger votre quotidien de parent !
Assurer le suivi et la conservation des documents scolaires de vos enfants
La variété des documents scolaires
La gestion des documents scolaires de vos enfants peut vite devenir complexe à cause de la multitude de documents à conserver. Pour vous y retrouver, voici la liste des principaux types de documents à conserver.
- Bulletins de notes : ils sont émis trois fois par an et comprennent les notes, les appréciations des enseignants, ainsi que le suivi des absences et des devoirs. Ils sont importants car ils peuvent être requis pour des dossiers d’admissions dans d’autres établissements scolaires ou pour les études supérieures.
- Certificats de scolarité : ces documents justifient l’inscription scolaire de votre enfant. Ils peuvent être nécessaires pour diverses démarches administratives, telles que les demandes de bourses.
- Évaluations et travaux scolaires importants : garder une trace des évaluations et des travaux significatifs permet de suivre la progression académique de votre enfant et de disposer de références utiles pour les années suivantes.
- Liste des livres demandés et lus : conserver cette liste facilite le suivi des lectures de votre enfant.
Pronote
La plateforme Pronote est un outil clé pour suivre la scolarité de votre enfant en temps réel. Utilisée par plus de 10 000 collèges et lycées et 14 millions d’élèves, c’est l’application de vie scolaire de référence ! Cependant, l’accès aux documents via Pronote est limité à l’année scolaire en cours. Une fois l’année terminée, les accès sont fermés. Cela peut entraîner la perte de certains documents importants si ceux-ci ne sont pas archivés à temps.
La solution pour éviter ce problème ? Réaliser un archivage régulier des documents scolaires ! Le coffre-fort numérique Digiposte, lié à Pronote, propose un archivage numérique instantané, offrant une solution pratique pour conserver tous les documents scolaires de vos enfants en sécurité et à portée de main.
Plus d’avantages du coffre-fort numérique Digiposte sont détaillés en fin d’article !
Les documents de sécurité et de santé à avoir sous la main
Outre les formalités administratives scolaires, veillez à conserver les documents de sécurité et de santé de vos enfants, tels que :
- le carnet de santé et les certificats médicaux : ces documents incluent les informations sur les vaccinations, les allergies, et les traitements médicaux de vos enfants, et sont nécessaires en cas de besoin médical urgent ;
- l’ASSR (Attestation Scolaire de Sécurité Routière) : obligatoire pour la sécurité routière.
Organiser les loisirs de vos enfants
Les documents nécessaires pour les activités sportives et extrascolaires
En 2023, l’INJEP a révélé que 82 %1 des adolescents de 13 ou 14 ans pratiquent du sport au moins une fois par semaine, en dehors des cours d’éducation physique et sportive (EPS) du collège. Cette statistique souligne l’importance croissante de l’activité physique chez les jeunes. L’adhésion à un club sportif génère divers documents nécessitant une gestion rigoureuse. Parmi eux, on retrouve :
- les licences et inscriptions sportives : documents d’adhésion aux clubs, certificats médicaux, et autres informations requises pour participer aux activités sportives en toute sécurité ;
- les attestations de stages, de formations et les diplômes de réussites : certificats prouvant la participation à des stages ou formations sportives, attestant les compétences acquises de l’enfant.
Documents essentiels pour les vacances
Chaque année, environ 1,2 million d’enfants2 et de jeunes partent en séjour. Le lancement du Pass Colo en avril 2024, visant à financer les vacances des enfants de 11 ans sous conditions, pourrait concerner vos enfants. Pour ces moments de détente et de découverte, vous devez rassembler divers documents. D’une part, les documents d’autorisation parentale et les informations de contact en cas d’urgence.
D’autre part, il faudra prévoir les passeports ou les cartes d’identité de vos enfants. Mais aussi les documents relatifs à la santé comme les informations sur les allergies et les vaccins, ce qui est valable pour les voyages en général.
Le coffre-fort numérique Digiposte pour une organisation optimale
La centralisation de vos documents
Digiposte simplifie l’organisation et la gestion de vos documents grâce à la création de dossiers spécifiques. Résultats : vous gagnez de la place et du temps !
La sécurité et l’accès à portée de main
En termes de sécurité, Digiposte assure une confidentialité accrue avec une double authentification TOTP via une application. Le partage des documents est également facilité avec les enseignants, les administrations ou autres, grâce au partage par lien sécurisé.
Vous pouvez avoir accès à vos documents partout et tout le temps grâce à l’application mobile Digiposte. En mode premium, vous pourrez consulter vos documents même sans connexion internet.
Une gestion optimisée des documents de vos enfants vous permet d’assurer le bon suivi de leurs activités. En simplifiant cette charge administrative, vous pouvez, en tant que parent, vous concentrer sur l’essentiel : leur suivi et leur bien-être. Découvrez toutes les fonctionnalités du coffre-fort numérique pour faciliter votre organisation au quotidien !
- https://www.unaf.fr/expert-des-familles/chiffres-cles/ ↩︎