Bien que la dématérialisation des démarches administratives participe significativement à la baisse du nombre de documents physiques à conserver, de multiples papiers vous sont encore envoyés par courrier. Il est donc temps de faire le tri et de vous lancer dans votre ménage de Printemps.
Cela mène inévitablement à des séances de tri et de classement, si vous ne souhaitez pas être submergé et perdu lorsque vous aurez besoin de l’un d’entre eux.
Période idéale pour effectuer un grand ménage de printemps, nous vous dévoilons pourquoi il est important de faire régulièrement le tri dans vos papiers et comment vous y prendre.
Pourquoi faire le ménage de printemps dans ses papiers administratifs ?
Pour être en conformité avec la réglementation française, vous devez conserver vos papiers administratifs pour une durée prédéfinie. Selon la nature du document, ce délai peut varier d’une année à une conservation à vie.
Ainsi, pour ne garder que les papiers qui peuvent encore vous être utiles, pour prouver l’existence d’un droit ou le respect d’une obligation, par exemple, il est indispensable de prendre le temps de faire le tri à intervalles réguliers.
Cela vous permettra notamment de retrouver plus facilement les documents qui feront office de justificatifs en cas de litige, de réclamationou de démarche administrative.
Vous pourrez également gagner de la place chez vous et de la sérénité, en vous débarrassant des papiers qui ne représentent plus d’intérêt pour vous.
Toutefois, faire le ménage de printemps d’un point de vue administratif ne s’improvise pas, le tri doit être méthodique et minutieux. Que ce soit à propos de la durée de conservation des documents ou de leur destruction, en raison des données sensibles et personnelles qu’ils contiennent, des étapes clés sont à suivre. Nous vous les détaillons ci-dessous.
Quelles sont les étapes à suivre ?
Pour que votre ménage de printemps se déroule dans les meilleures conditions possibles, nous vous proposons de suivre 5 grandes étapes. Ces dernières vous permettront d’être efficace, sans pour autant prendre le risque de jeter des papiers dont vous pourriez avoir encore besoin.
1. Planifier votre session de rangement
Afin que votre tri se passe bien, vous devez prendre le temps de le préparer. Définissez une plage horaire qui lui sera entièrement consacrée, puis prévoyez le matériel nécessaire pour classer vos documents.
Si vous optez pour le classeur, pensez à inclure des intercalaires qui vous permettront de séparer les différents thèmes : voiture, maison, santé, travail, famille, etc.
Si vous préférez les pochettes, privilégiez des couleurs distinctes, dans le but de séparer vos papiers, aussi bien physiquement que visuellement.
2. Procéder au tri
Pour que votre démarche soit complète, vous devez reprendre l’ensemble de vos documents. Même si vous avez déjà effectué un premier tri, il se peut que certains papiers ne soient plus valides.
Ne vous contentez donc pas de jeter et classer les courriers que vous venez de recevoir, mais assurez-vous également que vos autres attestations, relevés et justificatifs soient toujours à conserver.
Pour plus de visibilité, faites une pile avec les documents à garder et une autre avec ceux à jeter.
Découvrez la durée de conversation de vos documents administratifs dans notre article « Combien de temps garder les papiers ? ».
3. Détruire les documents obsolètes
Le but du ménage de printemps est de vous faire gagner de la place et du temps. Pour ce faire, il est donc incontournable de vous débarrasser des papiers dont vous n’avez plus besoin.
Attention, toutefois, à ne pas déposer vos papiers n’importe où. Effectivement, ces derniers contiennent des informations pouvant être utilisées dans le cadre d’une usurpation d’identité. Pour vous en prémunir, privilégiez l’une des solutions suivantes :
- brûlez vos papiers dans une cheminée ou un poêle à bois ;
- transformez vos documents en petites bûches, grâce à un compacteur de papier ;
- réduisez vos papiers en lamelles ou confettis avec un broyeur-destructeur de papier.
Approfondissez votre réflexion en lisant notre article « Mieux classer ses documents administratifs ».
4. Classer les papiers à archiver
Maintenant que vous vous retrouvez uniquement avec les documents à conserver, vous devez décider de la manière dont vous allez les classer.
Pour les identifier plus facilement, il est recommandé de les trier par thème, puis par type de papier (devis, factures, relevés, attestations, etc.). Enfin, afin de compléter rapidement votre classement avec les nouveaux courriers, privilégiez une organisation par ordre décroissant, c’est-à-dire du plus récent au plus ancien.
Nous vous en disons plus sur cette technique dans notre article « Comment archiver ses documents ? ».
5. Mettre à jour régulièrement
La clé d’une bonne organisation dans le classement de vos papiers administratifs réside dans la régularité. Plus vous archiverez vos documents au fur et à mesure, plus vous gagnerez en tranquillité d’esprit.
Il en est de même avec le tri par le vide. Imposez-vous des échéances pour vous débarrasser des documents dont vous n’avez plus besoin. Cela allègera significativement vos classeurs et pochettes.
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