Avec l’explosion de la dématérialisation des démarches administratives et du télétravail, l’archivage numérique de vos documents, de plus en plus nombreux, est un véritable enjeu.
L’aspect non palpable de ces documents donne l’impression qu’ils prennent moins de place et sont plus facilement accessibles. Aussi, organisez un bureau virtuel pour votre archivage numérique : vous serez plus efficace.
Pour ce faire, des solutions d’archivage numérique existent. Ces dernières vous aident notamment à libérer de l’espace sur votre ordinateur, mais aussi à classer vos documents.
Nous vous proposons, dans ce nouvel article, de découvrir comment archiver numériquement vos documents et comment les classer efficacement.
Qu’est-ce que l’archivage numérique ?
L’archivage numérique est une pratique qui a tendance à se développer de plus en plus. C’est le cas depuis la dématérialisation des démarches administratives. Il consiste à conserver ses fichiers numériques de manière durable et sécurisée, tout en reposant sur quatre grands piliers :
- La pérennité : en optant pour un archivage numérique, vous devez vous assurer que votre document est conservé dans un format pérenne. Cela signifie que malgré l’obsolescence des logiciels, en raison du progrès constant de l’informatique, vos fichiers doivent rester consultables, et ce, dans leur intégralité.
- L’intégrité : l’intégrité des données archivées numériquement consiste à assurer la lisibilité, la stabilité de l’information et la traçabilité des actions effectuées sur ces données. Cela passe notamment par la récupération de métadonnées, l’horodatage ou encore l’émission d’un numéro d’identifiant.
- La confidentialité : selon la nature et l’utilité du document archivé, les données qui y sont indiquées peuvent être privées ou sensibles. Ainsi, l’archivage électronique doit être effectué de façon à ce que seules les personnes étant autorisées à consulter des documents document puissent le faire.
- L’accessibilité : un archivage numérique doit permettre l’accessibilité aux archives. Selon le motif pour lequel le document a été archivé numériquement, il doit pouvoir répondre à ce besoin spécifique. De même, lors d’une recherche d’information, cette dernière doit pouvoir être facilement repérée dans le document, grâce à un système de localisation simplifiée.
Quelles sont les solutions d’archivage numérique pour vos documents ?
Pour un archivage numérique pratique et pour que vous conserviez vos fichiers numériques de manière efficace, vous disposez de plusieurs solutions. Vous avez la possibilité de tester de nombreuses techniques avant de retenir celle qui vous convient le plus. Du « desktop zéro » à l’archivage électronique dans un coffre fort numérique sécurisé, plusieurs solutions existent.
Faire du tri grâce à la méthode « desktop zéro »
La méthode « desktop zéro » consiste à définir l’importance d’un fichier enregistré sur votre appareil numérique. Ainsi, vous devrez réunir dans un dossier « Archives » tous les documents que vous n’avez pas encore classés, par manque de temps ou parce que vous ne savez pas où les archiver.
Une fois que vous aurez déterminé une durée d’expérimentation, soyez attentif à l’utilisation de ces documents. Dès que vous avez recours à l’un d’entre eux, sortez-le du dossier « Archives ». Replacez-le dès lors sur le bureau virtuel de votre appareil.
Au terme de ce délai, réorganisez les documents qui restent dans votre archivage électronique. Par définition, ces fichiers ne sont pas utiles au quotidien. Vous pouvez donc les archiver sans que cela ne vous fasse perdre du temps dans vos tâches hebdomadaires.
Externaliser votre archivage numérique
Vous n’êtes pas à l’aise avec l’organisation de vos fichiers ou n’avez pas le temps ? Confiez la gestion de vos documents à des spécialistes.
C’est notamment le cas de Digiposte, avec son coffre fort électronique, qui réceptionne automatiquement, classe et partage tous vos documents de manière sécurisée. Grâce à cet outil, vous réunissez tous vos papiers administratifs dans un seul et même endroit. Vous disposez d’un espace de stockage sécurisé. Vous pouvez ajouter d’autres documents reçus au format papier, en utilisant le scan mobile intégré directement dans l’application.
Comment classer ses documents numériques ?
Selon vos préférences, vous avez la possibilité de classer vos documents numériques de diverses manières.
- Par type de fichier : si vous n’êtes pas un adepte de l’organisation, le plus simple est d’aller à l’essentiel. Ainsi, vous pouvez commencer par réunir les images ensemble, puis les vidéos, et, enfin, les documents textuels.
- Par nom d’entreprise : dans le cas où vous archivez des documents relatifs à votre résidence, à votre voiture et à votre travail, par exemple, vous êtes amené à faire face à différents interlocuteurs. Dans le but de retrouver rapidement vos fichiers, vous pouvez les regrouper selon l’entreprise qui vous a fait parvenir ces documents.
- Par thème : pour aller plus loin, vous pouvez également classer vos documents numériques par thème. Par exemple, séparez les devis des factures, créez un dossier pour les attestations et un autre pour les relevés.
- Par date : enfin, pour simplifier encore votre recherche, activez le classement de vos documents par date. Cela vous permettra d’afficher vos documents par ordre chronologique d’enregistrement ou, au contraire, du plus récent au plus ancien.
Au même titre que les papiers physiques, pensez à la durée de conservation de vos documents administratifs. En supprimant ceux dont vous n’avez plus besoin, vous pourrez retrouver de l’espace de stockage sur vos appareils. Vous continuerez à conserver vos fichiers numériques en toute sérénité.