Les dépenses engendrées par le salarié dans le cadre de son activité professionnelle doivent faire l’objet d’un remboursement par l’employeur, sur présentation de notes de frais. En voici les conditions.
La première, sans surprise, est que ces frais doivent concerner directement l’exercice de l’activité professionnelle. Une étude menée en 2018 par Expensya, spécialisé en gestion des notes de frais, a listé les principaux postes de dépenses dans le cadre « pro ». Résultat : une addition annuelle moyenne, par salarié, de 2 322 €.
Aussi, les frais de déplacement restent le poste de dépenses le plus important. 622 € lui étant consacrés, devant la restauration (598 €, pour un ticket moyen à 32 €) et l’hébergement (403 €). Ce sont donc les trois principales catégories de dépenses avancés par le salarié que l’employeur doit lui rembourser. Il peut s’agir de frais de mobilité professionnelle (le salarié muté qui déménage), des frais vestimentaires. Il peut s’agir aussi de trajet domicile-travail ou d’utilisation de son téléphone mobile. Donc, tout dépend de la nature de la fonction exercée, de ses contraintes. Cela peut dépendre de ce que prévoit la convention collective de l’entreprise pour le remboursement des frais.
Deux modalités de remboursement, des montants plafonnés
Pour leur remboursement, 2 solutions existent. La première consiste, pour l’employeur, à appliquer un forfait versé sous forme de primes à des périodes régulières en plus du salaire. Il s’agit, notamment, du cas où une indemnité de 15 € est prévue à chaque repas pris par le salarié en déplacement professionnel. Ce, quelle que soit la somme qu’il a réellement engagée. C’est le cas de figure le plus simple.
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La seconde solution, elle, voit l’entreprise rembourser le salarié en fonction du montant exact de ses dépenses. Ce qui suppose la présentation de justificatifs (factures de restaurant, d’hôtel…). Chacune des deux méthodes a ses propres avantages.
Le montant de ce remboursement, lui aussi, est réglementé. Il existe un seuil au-delà duquel l’entreprise devra s’acquitter de cotisations sociales. C’est l’Urssaf qui en fixe le barème (la version détaillée pour 2019 est consultable sur son site).
Déduction d’impôt
Côté impôts, les frais professionnels sont inclus dans le calcul de l’imposition sur le revenu dans le cadre du régime fiscal. Une déduction forfaitaire de 10% est appliquée automatiquement à chaque salarié. Celui-ci peut déduire (sur justificatifs) ses frais réels de sa déclaration de revenus s’il estime que ces dépenses sont plus importantes.
Des outils digitaux pour s’y retrouver
A noter, selon une étude du cabinet d’expertise-comptable Wity, seuls 48% des salariés interrogés disent connaître le montant mensuel de leurs dépenses professionnelles.
Ainsi, c’est pour pallier cette tendance que des applications mobiles et plateformes ont été créées . Elles aident l’entreprise et le salarié à mieux s’y retrouver. Citons Onexpense, N2F, Jenji (toutes en Français, avec modules payants) ou l’application Digiposte. Celle-ci récupère les factures, notes de frais et documents de plus de 400 entreprises.