Selon l’Urssaf, le nombre de travailleurs indépendants en France a triplé en l’espace de deux ans. Une tendance renforcée par l’essor du travail à distance, mais qui a également entraîné des difficultés administratives. Les freelances et travailleurs indépendants jonglent avec plusieurs clients et contrats, tout en gérant diverses tâches sans l’aide d’un comptable. Mais comment s’organiser efficacement et quelles solutions adopter pour simplifier la gestion des documents numériques ?
Travailleur indépendant, freelance : un statut particulier
Le profil des travailleurs indépendants et freelances
Du consultant en freelance à l’informaticien, en passant par le coach ou le chef d’entreprise, les travailleurs indépendants et freelances exercent une grande diversité de professions, y compris des professions réglementées comme les avocats, médecins et experts-comptables.
En travaillant à leur propre compte, ils bénéficient d’une grande liberté dans le choix de leurs clients, l’organisation de leur emploi du temps et la fixation de leurs tarifs. Mais leur rémunération par facturation et leur déclaration d’impôts avec ceux du foyer peuvent entraîner des cotisations plus importantes.
Une organisation administrative spécifique
L’organisation administrative des travailleurs indépendants et freelances est unique. Pour exercer leur activité, ils doivent s’immatriculer auprès d’un organisme d’affiliation tel que le RCS et l’Urssaf, afin d’obtenir un numéro de SIRET/SIREN, indispensable pour émettre des factures et se faire payer par leurs clients.
Par ailleurs, ces travailleurs bénéficient d’un régime de sécurité sociale distinct intitulé « Sécurité sociale des Indépendants ». Ce dernier est spécifique aux indépendants et différencie travailleurs indépendants et freelances des salariés.
La gestion électronique des documents : un vrai défi pour ces travailleurs particuliers
Les travailleurs indépendants et freelances doivent gérer de nombreux documents numériques liés à leur activité et à celles de leurs clients. Cette gestion administrative peut s’avérer complexe, car ils doivent jongler avec divers types de documents, ce qui peut poser plusieurs défis.
La gestion des documents
Les divers documents des travailleurs indépendants et freelances sont souvent stockés sur divers supports :
- ordinateurs ;
- disques durs externes ;
- services de cloud ;
- papier ;
- les différents espaces clients (Urssaf, impôts, EDF, fournisseur télécom, etc.)
Cette dispersion des documents rend leur localisation difficile et augmente le risque de perte de données. De plus, la sécurité est un enjeu primordial, car la multiplication des supports accroît le risque de hacking et de vol de données. Il est donc essentiel d’adopter une stratégie de gestion des documents efficace et sécurisée.
La facturation
La facturation est un aspect essentiel de l’activité des freelances, qui génère de nombreux documents numériques. Ils doivent gérer et suivre rigoureusement les devis, les factures, les paiements reçus et ceux en attente pour éviter les erreurs de facturation et les retards de paiements.
En raison de leur statut particulier, les freelances doivent veiller à ce que leurs factures soient conformes aux normes fiscales en vigueur. Le suivi rigoureux des paiements est essentiel pour maintenir une trésorerie saine et éviter les retards de paiements.
💡 Perte des documents
Les documents administratifs se perdent facilement : les factures sont 2es dans le top 3 des documents les plus perdus par les Français !
La gestion des contrats
Pour les freelances, la gestion des contrats est un aspect clé à leur activité. Ils doivent pouvoir accéder facilement et rapidement à leurs contrats de manière sécurisée.
L’archivage et la récupération des contrats sont essentiels pour garder une trace de tous les accords passés et pouvoir les retrouver rapidement en cas de besoin légal ou administratif.
À vous d’adopter une stratégie de gestion des contrats efficace et fiable pour assurer la pérennité de son activité de freelance.
Gestion électronique des documents : le coffre-fort numérique Digiposte
Un allié face à la charge administrative
Pour les travailleurs indépendants et freelances, la gestion des tâches administratives peut rapidement devenir un casse-tête chronophage et source de stress.
C’est là le coffre-fort numérique Digiposte entre en jeu, en simplifiant cette gestion grâce à ses fonctionnalités innovantes.
Grâce à Digiposte, centralisez et organisez tous vos documents administratifs en un seul endroit : factures, contrats, documents clients, etc. Vous pouvez également stocker de manière dématérialisée vos bulletins de paie.
Avec l’authentification TOTP à double facteurs, vos données sensibles sont en sécurité, éliminant le stress, les pertes et les fuites de données. Le partage de documents par lien sécurisé vous permet de transmettre devis, contrats et autres documents en toute sécurité.
L’application mobile de Digiposte vous propose un scanner pour numériser et centraliser tous vos documents papier. En simplifiant la gestion des documents, Digiposte permet aux travailleurs indépendants et freelances de se concentrer sur leur cœur de métier.
Une gestion numérique efficace est essentielle pour les travailleurs indépendants et les freelances. Le coffre-fort numérique Digiposte centralise et sécurise tous vos documents, simplifiant ainsi vos démarches administratives et vous permettant de rester concentré sur votre activité.